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領収書の取り扱い

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領収書の扱い方とは法的に明確に決まっているものではありません。経理や会計に携わっ
ている人だと、会社の経費にするには領収書が必要だ、と考えている人が多いでしょう。
レジで領収書をください、という場面を見かけます。社内規定で精算するときに必要とさ
れているならば、社内では必要ということになります。

しかし、領収書は絶対に必要なものではありません。社内で取り決めがあったとしても、
税法では取引に使った帳簿について一定期間保管しなければならないとなっていますが、
「領収書」を残すようにとは書いてありません。

領収書をもらい忘れた、もしくはなくしたときは

では、領収書がないときはどうすればよいのかといいますと、領収書がなければその代わ
りとなる取引記録を自分で作成するのです。取引記録を残すときには
 
・日付
・金額
・支払先（店の名前）
・内容
 
上記４点を記録します。この４点が事実であれば、領収書がなかったとしても会社の経費
として計上できるのです。また、領収書ではなくてレシートでも大丈夫です。なぜなら、
レシートには領収書よりも詳細に記録が残っていますし、その記録の中には上記４点は含
まれていることが多いからです。

ただし、あとから領収書に代わる取引記録を作れば大丈夫だとしても、領収書をもらわな
いということはやめてください。あくまでも現金の取引記録となる領収書やレシートを残
すようにして、それらにもとづいて経理するのが原則です。そうでないと経理がずさんだ
と税務署に判断されて、あらぬ疑いをかけられるかもしれません。取引の都度、そういっ
た記録を作るのもかなりの手間ですし、全て正確かというと怪しいものも出てくるかもし
れません。したがって、領収書のもらい忘れや失くしてしまったときだけ、自分で記録し
て残しておくということにしましょう。

領収書がもらえない電車やバス

電車やバス代などは、領収書がもらえないことが多いです。こういった場合には、電車や
バスの料金、日付、行き先をメモしておいて、１ヶ月ごとで締めて計上するという方法が
あります。もちろん、２週間ごとに締めるでもかまいません。また、全然メモしておらず、
実際の費用が分からない、という場合には、概算で費用計上してしまうという方法もあり
ます。

たとえば、週に２～３回の頻度で、同じ取引先に同じ経路で往訪しているようなときです。
週に２～３回なので、を週に２回もしくは３回として、それに出勤日を掛け合わせて、概
算ですが年間の回数を出します。この概算回数に１回あたりの交通費をかけて算出した交
通費を計上するのです。算出式は記録として残しておきます。実際より少なめ、ここでは
週２回の設定としておけば、税務署から何か言われるようなことはほとんどないでしょう。

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